Artikel für Dezember-Ausgabe Banken und Sparkassen
„Kernbankensysteme können auch Outsourcing“

Kernbankensysteme treiben strategisches Outsourcing voran

bank21 ebnet den Weg zu neuen, Ertrag steigernden Geschäftsmodellen im genossenschaftlichen FinanzVerbund

Der Druck auf die Banken lässt nicht nach. Es gilt nach wie vor, Prozesse und Strukturen vor dem Hintergrund notwendiger Kosteneinsparungen und neuen Ertragspotenzialen zu überprüfen. Das Auslagern von Standard-Geschäftsprozessen steht bei den Banken daher hoch im Kurs. Vor allem im genossenschaftlichen FinanzVerbund entstehen sukzessive neue Geschäftsmodelle zwischen Banken und Instituten. Diese Entwicklung wäre ohne ein dafür konzipiertes Kernbankensystem nicht in diesem Tempo möglich. Die GAD eG, Spezialist für Banken-IT, stellt mit dem Kernbankensystem „bank21“ eine ausgereifte Plattform zur Verfügung, die sowohl technisch als auch fachlich den Weg für unterschiedliche Outsourcing-Modelle oder Backoffice-Konzepte im FinanzVerbund bereitet.

bank21 bietet den Kunden der GAD eine Vielzahl von Möglichkeiten, um ihr Geschäftsprozess-Management individuell zu gestalten. Annähernd 100 Banken unterhalten inzwischen Inhouse-Marktservice-Center, oft verknüpft mit der Auftrags-Kurzerfassung von bank21. Zusätzlich gibt es über 20 Kooperationen von Banken, die unterschiedliche Themen wie Recht, Revision, Organisation, Rechnungswesen, Marktfolge oder Marketing gemeinsam bearbeiten. Mehr als 40 Banken sind über bank21 mit Service-Gesellschaften verbunden, die als Outsourcing-Dienstleister tätig sind.

Ein regionales Outsourcing-Modell ist die VR BankenService GmbH & Co. KG. In 2006 von der GAD eG, der WGZ BANK AG sowie die Volksbank Paderborn-Höxter-Detmold als regionale Servicegesellschaft gegründet, übernimmt sie auf der Basis von bank21 derzeit für mehr als 30 Volks- und Raiffeisenbanken mit über einer Million Kunden in allen Marktfolge-Tätigkeiten. Die Banken profitieren einerseits von Qualitätssteigerungen durch die Spezialisierung und andererseits von Kosteneinsparungen durch die Bündelung von Massen. So bringt beispielsweise die Auslagerung von Backoffice-Tätigkeiten im Volumen-starken Zahlungsverkehr den Banken signifikante Produktivitätsvorteile von bis zu 50 Prozent. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass Bankmitarbeiter nicht mehr für Ressourcen-bindende Standard-Prozesse eingesetzt werden müssen und mehr Freiräume für Beratertätigkeiten haben.

4.600 Stunden mehr für die Beratung dank inhouse MarktServiceCenter

Die Volksbank Rhein-Ruhr eG in Duisburg, hat schon früh Marktfolge-Tätigkeiten in einem internen MarktServiceCenter gebündelt und steht heute vor der Gründung einer eigenen Servicegesellschaft.

Eine höhere Effizienz in der Kundenberatung und eine höhere Datenqualität waren nur einige der Ziele, die 2002 den Ausschlag für den Aufbau eines internen MarktServiceCenters gaben. Die Vertriebsmitarbeiter sollten von Backoffice-Tätigkeiten entlastet werden und die gesparte Zeit für Beratung und Verkauf nutzen. Bereits nach den ersten Jahren sprachen die Ergebnisse für sich: Die Nettomarktzeit erhöhte sich spürbar; die Geschäftsstellen hatten insgesamt 4.600 Stunden mehr Zeit für ihre Kunden. Daraus ergab sich auch eine nachhaltige Verbesserung des Betriebsergebnisses.

Höhere Datenqualität und effizientes Prozessmanagement

Mit der Bündelung der Backoffice-Tätigkeiten in einem internen MarktServiceCenter verbesserte sich auch die Qualität der vorhandenen Kundendaten. Rund 150 Mitarbeiter sind in der Kundenberatung tätig und haben in der Vergangenheit jeweils eigenständig und uneinheitlich den Datenbestand gepflegt. Änderungen waren bei der Anzahl der Zugriffsberechtigten nicht nachzuvollziehen. Die Konsequenz der Bank wird dadurch unterstrichen, dass sie schon frühzeitig den Marktmitarbeitern die Kompetenz für die Eingabe von Daten in den juristischen Bereich entzogen hat.

Der Markt übermittelt ein prozessgesteuertes Ticket an das MarktServiceCenter; hier werden die Daten schnittstellenfrei in den juristischen Bereich übernommen. Datenänderungen können nachvollzogen werden und halten damit auch Compliance-Richtlinien stand.

Wie sich Prozesse mit der Bündelung von Backoffice-Tätigkeiten straffen lassen und diese sich auf die unterschiedlichsten Bereiche der Bank auswirken, zeigt das einfache Beispiel der Scheckausgabe in den Filialen. Dies war einer der ersten Prozesse, die 2002 optimiert wurden. Stand vor der Gründung des internen MarktServiceCenters in jeder Filiale ein Scheck-Codierer, wird diese Dienstleistung jetzt zentral von einer Person erbracht. Dadurch konnte die Volksbank Rhein-Ruhr 22 Wartungsverträge kündigen, es wird nur noch ein Scheckbestand geführt, Prüfungen der Revision und Nachforschungen erfolgen nur noch an einer Stelle. An diesem Prozess werden nach dem Vorbild der Industrie Effekte in der Kosteneffizienz, der Durchlaufgeschwindigkeit, der Qualität und der Standardisierung deutlich.

Transparenz in der Produktion

Ein wesentlicher Bestandteil des internen MarktServiceCenters der Volksbank Rhein-Ruhr ist die permanente Optimierung der Prozesse. Gemessen wird der Erfolg dieser Tätigkeit durch das Prozesscontrolling unter bank21. Die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten sind nicht nur Basis für ein internes Benchmarking, sondern gelten auch für den Vergleich mit anderen Banken. Die Volksbank Rhein-Ruhr kann genau feststellen, welches Ticket an welchem Wochentag zu welcher Uhrzeit kommt und von welchem Mitarbeiter in welcher Zeit bearbeitet wird. Die sogenannten Belastungsprofile sind die Basis für die Kapazitätenberechnung innerhalb des MarktServiceCenters.

Outsourcing kennt kaum Grenzen...

Seit Anfang 2009 arbeitet die Volksbank Rhein-Ruhr auch für andere Banken in der Region. Das MarktServiceCenter übernimmt für die VR-Banken in Meerbusch und Dormagen Aufgaben im Bereich der Markfolge Passiv/Dienstleistungen wie Kontenanlagen, Kartenbestellungen und Vollmachten. Die Dienstleistung erstreckt sich dabei von der Übernahme der Aufträge in den juristischen Bestand bis zum Unterlagenversand an den Endkunden der Mandanten.

Outsourcing kennt nur wenige Grenzen, daher arbeitet die Volksbank Rhein-Ruhr an einem Angebot zur Bearbeitung von Vertriebsaufgaben. Aus ihrer Sicht eignet sich der von der GAD in bank21 abgebildete „Vertriebszyklus“ gut für ein solches Sourcing-Modell. Geplant ist beispielsweise, Marketing- und Vertriebskampagnen für andere Banken durchzuführen. Konkret heißt das, Aufgaben von der Kampagnenerstellung bis zur Terminvereinbarung zu übernehmen. Vor allem für Banken, die keine eigene zentrale Vertriebssteuerung haben, lohnt sich die Vergabe von Vertriebsaufgaben an ein MarktServiceCenter.

...und bank21 agiert als „verlängerte Werkbank“

Die technologische Basis für die Prozess-Standardisierung bildet das Kernbankensystem der GAD – bank21. Das System versetzt Finanzinstitute und Dienstleistungsgesellschaften in die Lage, als „verlängerte Werkbank“ zu agieren. bank21 ist so konzipiert, dass über ein integriertes Mehrmandantensystem Prozesse ohne Medienbruch ausgelagert werden können. Voraussetzung für die Zusammenarbeit zwischen Banken und Servicegesellschaften ist damit der Mandantenvertrag. In ihm sind die jeweiligen Kompetenzen und Prozessübergaben geregelt. Diese definieren, welcher Mitarbeiter im Service-Center an welcher Stelle des Geschäftsprozesses eine Zugriffsberechtigung erhält.

Die technische Grundlage für das Service-Center bildet die bank21-Auftragskurzerfassung (Ticketsystem). Die Bank kann die Standardtickets in bank21 nutzen, individualisieren oder individuelle „Tickets“ erstellen und diese Vorlagen archivieren. Die Tickets bilden die Grundlage für eine reibungslose Übergabe von Prozessen vom Markt an den Dienstleister – intern wie extern. Im Unterschied zum Marktstandard erhält der Auftragnehmer sämtliche Kurzaufträge seiner Auftraggeber in nur einer Aufgabenliste, dem bank21-Aufgabenmanagement.

Grundsätzlich verfolgt die GAD mit dem Kernbankensystem bank21 das Ziel, so viel Standardisierung wie nötig und so viel Flexibilisierung wie möglich für die Banken bei der Auslagerung von Prozessen zu schaffen.

Kernbankensysteme spielen inzwischen eine strategische Rolle

bank21 verbindet die Institute innerhalb des genossenschaftlichen FinanzVerbunds miteinander und agiert als Integrationsplattform für alle Mitglieder. Damit hat bank21 die Rolle von Kernbankensystemen neu definiert: die IT bereitet den Weg für eine neue strategische Ausrichtung einer Bank und macht diese erst möglich.

So bot bank21 auch der Volksbank Rhein-Ruhr die Chance, ihr MarktServiceCenter zur Servicegesellschaft weiterzuentwickeln.

8.667 Zeichen